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Studierendenverwaltung in einer digitalisierten Welt

Bild: Freerangestock / Jack Moreh

Widerspruchsbescheid vs. Whatsapp, Chatbot vs. Beratungstermin, Beglaubigte Kopie vs. Verifizierungscode: Über 200 Leiterinnen und Leiter der Studierendensekretariate der deutschen Hochschulen diskutieren im Rahmen ihrer Jahrestagung am 22. und 23. November 2018 an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) mit Expertinnen und Experten aus dem In- und deutschsprachigen Ausland, welchen Anforderungen sich Studierendenverwaltungen in einer digitalisierten Welt in den nächsten Jahren stellen müssen.

Wie adressiert und frankiert man eigentlich einen Rückumschlag an sich selbst? An dieser Frage scheitern heute einige der zukünftigen Hochschulabsolventinnen und -absolventen bei der Einschreibung. Gäbe es nicht Foren im Netz, die erklären, was ein „frankierter Rückumschlag“ ist, sähen die Neueinschreiber vermutlich ihre bei der Beantragung der Zulassung zum Studium eingereichten Unterlagen nie wieder. Das ist aber weniger Hinweis auf die mangelnde Studierfähigkeit als vielmehr Zeichen der Zeit, denn das klassische „Verwaltungsgeschäft“ hat ausgedient.

Studienbewerberinnen und -bewerber und Studierende erwarten heute von ihren Hochschulen, dass sie zu jeder Zeit und an jedem Ort ihre organisatorischen Anliegen regeln können, dass sie persönlich und verständlich angesprochen werden und dass ihnen wesentliche Informationen zu ihrer Studierendenorganisation zur Kenntnis gelangen, ohne dass sie intensiv danach suchen oder lange nachlesen müssen. Diese Kommunikationserwartungen der Digital Natives treffen nicht selten auf Hochschulverwaltungen, die nach wie vor Antragsformulare in Papierform ausgeben, Verwaltungsakte in Briefform erlassen und postalisch versenden sowie Sprechstundentermine vom persönlichen Erscheinen der oder des Studierenden abhängig machen.

Campus-Management-Systeme haben erst in den letzten 10 Jahren die Voraussetzungen für eine durchgängig am sogenannten Student Life Cycle orientierte und IT-gestützte Bewerber- und Studierendenverwaltung geschaffen. Viele Hochschulen stecken noch mitten in Einführungs- oder Optimierungsprojekten. Doch die Einführung einer Campus-Software allein ermöglicht noch keine digitalisierte Studierendenverwaltung. Studienbewerberinnen und -bewerber und Studierende müssen auch bei Einsatz dieser Systeme nach wie vor Unterlagen in Papierform einreichen oder persönlich zur Einschreibung erscheinen, Studierendenausweise und Semestertickets werden als Papierzettel oder Plastikkarten ausgegeben, beim Einstieg ins Studium oder beim Hochschulwechsel müssen die immer gleichen Informationen zur bisherigen Bildungsbiografie erneut angegeben werden.

In der nächsten Digitalisierungsphase sind die Hochschulen gefordert, die Campus-Management-Systeme so einzusetzen und mit anderen IT-Systemen zu integrieren, dass IT-gestützte Verwaltungsprozesse ohne Medienbrüche erst möglich werden.

Wie können Schülerinnen und Schüler mit Social-Media-Instrumenten früh für eine Hochschule interessiert und in einem digitalen Kontaktumfeld gezielt auf die Einschreibung hingeführt werden? Wie kann ein vollständig digitalisierter Bewerbungs-, Zulassungs- und Einschreibeprozess gestaltet werden, der ohne Unterschrift und Beglaubigungen auskommt? Welche Potenziale stecken in elektronischen Studierendenakten für die Vereinfachung von Prozessen in den Studierendensekretariaten? Wie können Daten aus der individuellen Bildungsbiografie eines Studierenden digital so verfügbar gemacht werden, dass die Überprüfung von Zugangsberechtigungen und die Anerkennung von Studienleistungen beim Eintritt in eine Hochschule entfallen kann? Und was können Hochschulverwaltungen von anderen Branchen lernen, wenn es um Kundenservice in einer digitalisierten Welt geht?

Diesen Fragen stellen sich die Fachleute der Studierendenverwaltungen der deutschen Hochschulen im Rahmen der zweitägigen Tagung an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz. Best-Practice-Vorträge geben einen Einblick, wie Hochschulen aktiv die digitale Transformation gestalten und ihre Verwaltungsprozesse digitalisieren, digitale Kommunikationswege etablieren und digitale Services anbieten – und mit optimierten Serviceprozessen Freiraum schaffen für das, was auch weiterhin das Kerngeschäft des Studierendenservice sein wird: sich persönlich um die individuellen Anliegen der Studierenden zu kümmern. Die Zeiten des frankierten Rückumschlags – sie sind gezählt. Die Zeiten des individualisierten Kontakts auf vielen Kanälen – diese zu gestalten, ist die Herausforderung der nächsten Jahre in der Studierendenadministration.

Bevorstehende Events:

17. Eppendorfer Nachmittag

Wann : 19.12.2018
Wo : Hamburg

ZahniCampus zu Gast in Dresden!

Wann : 09.01.2019
Wo : Dresden

38. Internationale Dental-Schau - IDS

Wann : 12.03.2019 - 16.03.2019
Wo : Köln